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La révolution des réunions en ligne collaboratives

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La délocalisation ne devrait plus être un problème majeure dans le monde de communication à nos jours, surtout avec les circonstances du Covid-19 et l’emergence des réunions à distance. Toutes les réunions d’affaires sont essentielles, y compris les réunions à distance avec votre équipe. Mais un nouvelle issue devient critique là-dessus : comment organiser des réunions en ligne plus productives et organisées voire collaboratives ?

Oui, en effet les réunions en ligne se sont développées et on parle maintenant de réunions collaboratives. C’est une vraie révolution, et en testant des outils comme Klaxoon, on voit bien que ça change TOUT. Voici les points clés pour une bonne réunion en ligne et collaborative.

Réunion et agenda

Un élément clé de la préparation de la réunion est la création d’un ordre du jour, qui aidera tout le monde à venir à la réunion sur la même page et garder les participants concentrés sur les priorités.

Un bon agenda ça en dit moins sur votre capacité à diriger une réunion en ligne , et plus sur cadrer la compréhension su sujet aux participants, surtouts ceux qui ne sont pas dans la même pièce.

Lors de l’élaboration de votre agenda, assurez-vous de :

+ demander l’avis des participants à la réunion
+ noter à chaque fois qu’une décision doit être prise
+ si nécessaire, identifiez qui dirigera la discussion pour chaque point ou sujet de l’ordre du jour
+ laissez de la place dans l’ordre du jour pour des ajouts ou des questions de dernière minute.

Visualisations et Mind maps

Les Mind maps, ou cartes mentales, peuvent être un excellent moyen d’interaction avec les participants et d’offrir un espace pour les commentaires ou les idées à l’avance avec des branches qui peuvent relier des documents, des actions ou des notes pertinents afin que tout le monde soit prêt. Cela peut être une structure utile pour les réunions en ligne qui sont un peu plus formelles et nécessitent un enregistrement exact, auquel vous pourrez vous référer plus tard.

Les Mind Maps partagées peuvent également être utiles si vous souhaitez que votre équipe ou vos participants réfléchissent à des idées en vue d’une réunion en ligne, ou en temps réel pendant la réunion elle-même.

Par exemple avec les fonctionnalités Meeting, Challenge, Vote et Storm de Klaxoon, vous pourrez facilement demander l’avis des membres de vos équipes, leurs propositions ou aussi même par exemple obtenir un graphique en fonction des votes pour une idée.

Prise de notes et partage

Réunion en ligne peut bien rhymer avec une bonne prise de notes, et il existe de nombreuses façons de prendre des notes utiles. Si vous souhaitez prendre des notes partagées lors d’une réunion en personne, vous pouvez très bien vous tourner vers un tableau blanc, comme la fonctionnalité Board de Klaxoon.

Pour les réunions en ligne, vous pouvez obtenir un effet similaire avec des Mind Maps en ligne, qui permettent à tout le monde de voir et d’ajouter des notes à mesure que de nouvelles idées apparaissent, en temps réel. C’est un excellent moyen de garder tout le monde engagé, de créer plus de clarté et d’obtenir les commentaires de tous les membres de l’équipe impliqués.

Aussi , ou pourrai aussi partager notre prise de notes avec les personnes impliquées. Cela peut être un autre excellent moyen de créer une compréhension commune de ce qui a été décidé, comme la definition de qui est responsable de quelles actions et des suites à donner à l’avenir.

Récapitulation garder un debriefing

Lorsque la réunion est sur le point de se terminer, demandez à chacun de récapituler les actions dont il est responsable. C’est un moyen de s’assurer que tout le monde comprend qui s’attaque à quoi et d’assurer la responsabilité.

Aussi vous pourrez générer un rapport ou sauvegarder un brief de la réunion et le partager avec les personnes ciblées.