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Dématérialisation, digitalisation et la fin du papier Coporate

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Les avantages de la dématérialisation apportés par la transformation numérique sont réels. La transformation numérique est peut-être l’enjeu le plus décisif de notre temps. Elle a eu un impact énorme sur nos vies, sur la structure même des sociétés et monde professionnel, tant pour le secteur privé que pour le public.

Les entreprises de tout secteur ont été radicalement transformées par l’avènement du numérique. Grâce à cette révolution, le système de production mondial a profondément changé et il continue de changer. Peut-être parce que nous sommes confrontés à l’une des plus grandes percées de l’histoire de l’humanité.

Cette vague, évidemment, a également touché de nombreux domaines de l’administration publique, un secteur qui a traditionnellement été lent à réagir au changement. Si de nombreux progrès ont été réalisés, il reste encore beaucoup à faire. Bientôt, les archives de documents papier ne seront plus qu’un lointain souvenir d’un monde ancien et dépassé.

Deux mots clés marquent cette époque : la numérisation et – surtout – la dématérialisation. Ce dernier concept va au-delà de la simple transformation numérique d’un document papier. En effet, un document correctement dématérialisé revêt une pleine valeur juridique et probante. Ce n’est qu’ainsi qu’on pourra digitaliser complètement les anciens documents papier, qui dans ce cas peuvent être considérés complètement éliminés.

Aujourd’hui, 80% des entreprises considèrent la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur. Pourtant, 64% des entreprises ne sont pas encore équipées d’un système de gestion électronique de document (GED).

Dans cette direction, le Groupe Hexapage vous propose ses solutions de GED de flux sortants, pour automatiser vos processus de gestion de l’information, gagner en temps et en productivité tout en conservant la valeur probante de votre document !

Avantages du document numérique

Tout d’abord, il y a des avantages financiers pour passer à la dématérialisation. Le stockage de gros volumes de papier prend de la place, ce qui se traduit par des coûts d’exploitation et parfois, des coûts de personnel.

Ensuite, il y a l’aspect efficacité quand il s’agit de trouver des informations : localiser les documents dont vous avez besoin dans une montagne de papier n’est pas facile. Imaginez la difficulté de rechercher une information spécifique dans un seul document ! Dans le monde numérique, ces problèmes cessent d’exister : il est possible d’effectuer une recherche efficace, ciblée et quasi instantanée. Bien sûr, cela est possible si vous avez dématérialisé vos archives de manière intelligente et efficace.

De plus, avec la technologie numérique, les risques de perte, d’usure et d’erreurs de saisie sont considérablement réduits.

Ensuite, il y a l’aspect fondamental du partage de documents entiers ou de parties de ceux-ci. Dans un environnement numérique, tout est simple et immédiat. Dans un environnement analogique, cependant, le processus lui-même est lent, lourd et plein de risques ( auquels on acordera la plus grande attention, même avec la dématérialisation, en investissant massivement dans la cybersécurité ).

Il ne faut pas oublier l’aspect transparence. Et surtout la possibilité d’exploiter ses propres archives documentaires à différents niveaux. Pensez à tout ce qui peut être déclenché par une analyse minutieuse des mégadonnées, ou – encore plus – de ce que nous définissons maintenant comme des « données intelligentes » et Big Data , à partir des différents documents et référentiels bien remplis.

Il y a beaucoup plus d’avantages, et l’avenir, en ce sens, peut ouvrir des possibilités nouvelles et sans précédent.

Mais tout commence par le commencement : plus vous organisez vos archives numériques, plus vous le faites de manière à la fois « personnalisée » et « intelligente », plus ces bénéfices, présents et futurs, se multiplient. D’où le penchement des entreprises vers des experts en dématérialisation de documents , comme tremplin pour la digitalisation de leurs documents.